Schäden bei der Rückgabe Festhalten, berechnen, nicht verjähren lassen.

Die Rückgabe ist der wichtigste Moment

Nach dem Ende der Miete muss der Mieter das Material zurückgeben². Was in diesem Moment nicht festgehalten wird, ist später kaum noch zu beweisen. Kommt eine Woche später heraus, dass ein Mikrofon fehlt, sagt der Kunde, es sei vollständig zurückgekommen. Und vielleicht hat er recht, weil es inzwischen bei einem anderen Job verschwunden ist.

Eine gute Rückgabe hat deshalb drei Teile:

1. Vollständigkeit. Jedes Teil wird gegen die Packliste gezählt oder gescannt, inklusive Zubehör wie Netzkabel, Klammern und Funkantennen.
2. Zustand. Wer zurückbucht, schaut auf Stecker, Gehäuse, Kabel und Funktion. Auffälliges wird mit Foto und Notiz an der Position festgehalten.
3. Zeitpunkt. Datum und Uhrzeit der Rückgabe stehen fest. Sie zählen für die Verjährung und für eine verspätete Rückgabe.

Bei Dry Hire hilft es, wenn der Kunde bei der Rückgabe dabei ist oder die Rückgabe gegenzeichnet. Bei Full-Service, wo deine eigene Crew zurückbringt, ist die Rückgabe eher ein interner Schritt. Dort geht es mehr darum, Defekte nicht wieder ins Regal zu stellen.

Abnutzung oder Schaden

Nicht jede Spur ist ein Schaden. Veränderungen oder Verschlechterungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten¹. Ein Case nutzt sich auf dem Lkw ab, ein Kabel wird vom Auf- und Abrollen nicht neuer.

Für einen echten Schaden schuldet der Mieter Ersatz. Ersetzt wird der tatsächliche Schaden, also die Reparatur oder der Zeitwert des Geräts. Ein fünf Jahre altes Gerät bringt in der Regel keinen Neupreis.

Zu spät zurück

Gibt ein Kunde das Material nach dem Ende der Miete nicht zurück, kannst du für die Dauer der Vorenthaltung die vereinbarte Miete verlangen oder die ortsübliche Miete für vergleichbare Sachen. Ein weiterer Schaden ist damit nicht ausgeschlossen³. Musstest du für den nächsten Job wegen der verspäteten Rückgabe zumieten, gehört die Zumietung zu diesem Schaden.

Sechs Monate Verjährung

Die wichtigste Frist im Verleih ist erstaunlich kurz. Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren sechs Monate, nachdem er die Sache zurückerhalten hat⁴. Nicht drei Jahre zum Jahresende wie bei vielen anderen Forderungen, sondern sechs Monate ab Rückgabe.

Pauschalen in den AGB

Viele Verleiher schreiben Pauschalen in ihre AGB, etwa eine Reinigungspauschale oder einen festen Betrag je fehlendem Kabel. Das spart Diskussionen, hat aber Grenzen. Gegenüber Privatkunden ist eine Schadenspauschale unwirksam, wenn sie den gewöhnlich zu erwartenden Schaden übersteigt oder wenn dem Kunden nicht ausdrücklich erlaubt wird nachzuweisen, dass gar kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist⁵.

Gegenüber Unternehmen gilt diese Regel nicht unmittelbar. Die Gerichte prüfen Klauseln dort aber über die allgemeine Angemessenheitskontrolle, die zu ähnlichen Ergebnissen kommen kann⁶. Eine Pauschale, die realistisch ist und den Gegenbeweis zulässt, ist in beiden Fällen auf der sicheren Seite.

Kaution

Für die Vermietung von Technik gibt es keine gesetzliche Obergrenze für eine Kaution, die Höhe ist Vereinbarungssache. Bei Neukunden und Dry Hire ist eine Kaution üblich, die den Wiederbeschaffungswert der wichtigsten Teile abdeckt. Halte schriftlich fest, wofür sie einbehalten werden darf und bis wann du sie zurückzahlst.

So hilft Gearventory

Beim Zurückbuchen in Gearventory scannst du jedes Teil gegen die Packliste. Fehlmengen und Defekte meldest du direkt an der Position (Lager und Packen).

Defektes Material geht in die Werkstatt und wird bis zur Freigabe nicht mehr verplant. Der Vorgang weiß, bei welchem Projekt der Schaden auffiel. So steht später fest, wann das Gerät zurückkam und von welchem Kunden.