E-Rechnungspflicht für Verleiher Was ab 2027 gilt.

Was als E-Rechnung zählt

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen¹:

• Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
• Eine sonstige Rechnung ist alles andere, also Papier oder eine Datei in einem anderen elektronischen Format.

Das PDF, das heute die meisten Verleiher per Mail verschicken, ist damit eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung zählen in Deutschland vor allem zwei Formate. XRechnung ist reines XML, das ein Mensch ohne passendes Programm kaum lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind. Der Kunde kann es ansehen wie immer, seine Buchhaltung liest die Daten aus.

Für wen die Pflicht gilt

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind¹. Für einen Verleih sind das praktisch alle Rechnungen an Agenturen, Veranstalter, Firmenkunden, Hallen und Kollegen. Für Privatkunden ändert sich nichts.

Ausgenommen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, sie dürfen immer als sonstige Rechnung verschickt werden³,
• Rechnungen von Kleinunternehmern, für sie gilt dasselbe⁴.

Eine Kabelmiete für 80 Euro darf also auch 2028 noch als normales PDF rausgehen.

Die Fristen im Überblick

Den Zeitplan regelt § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes²:

Entscheidend für 2027 ist also dein Gesamtumsatz im Jahr 2026. Viele mittlere Verleiher mit Full-Service liegen über der Grenze und müssen in wenigen Wochen umgestellt haben.

Wird die Frist verschoben?

Seit Sommer 2026 wird über eine Verschiebung diskutiert. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat gefordert, die Pflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz um ein Jahr auf 2028 zu verschieben⁶. Im Bundestag wurde die Bundesregierung im Juli 2026 gefragt, ob sie das prüft.

Ihre Antwort: Die Fristen stehen im Gesetz, eine Änderung wäre Sache des Gesetzgebers. Entsprechende Überlegungen seien nicht bekannt. Wegen der langen Übergangsfristen gehe die Bundesregierung davon aus, dass keine Verschiebung erforderlich ist⁵.

Stand November 2026 gibt es keinen Gesetzentwurf. Wer über der Grenze liegt, sollte deshalb mit dem 1. Januar 2027 planen.

Worauf du beim Umstellen achtest

Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln in zwei Schreiben erläutert, zuletzt am 15. Oktober 2025. Darin geht es unter anderem darum, welche Fehler in einer E-Rechnung welche Folgen haben, und dass es nicht reicht, nur das PDF-Abbild aufzubewahren⁷. Für die Praxis im Verleih heißt das:

1. Kundendaten vervollständigen. Eine E-Rechnung braucht saubere Pflichtangaben, bei Behörden auch die Leitweg-ID.
2. Format je Kunde klären. Die meisten Firmenkunden nehmen ZUGFeRD, Behörden verlangen oft XRechnung.
3. Vor dem Versand prüfen. Eine fehlerhafte E-Rechnung kommt zurück und kostet Zeit.
4. Die Buchhaltung mitnehmen. Die strukturierten Daten müssen genauso aufbewahrt werden wie heute das PDF.

So hilft Gearventory

Gearventory schreibt jede Rechnung aus dem Projekt als ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 oder als XRechnung, das Format wählst du am Entwurf. Die Leitweg-ID kommt aus dem Kunden. Beim Festschreiben prüft Gearventory die Rechnung gegen die Regeln der Norm, Fehler siehst du also vor dem Versand (E-Rechnung).

Kleine Beträge und Privatkunden bekommen weiter ein normales PDF. Die fertigen Rechnungen gehen auf Wunsch direkt an Lexware Office oder DATEV.