Freelancer buchen ohne Scheinselbstständigkeit Was für Crew in der Veranstaltungstechnik zählt.

Worum es geht

Ein freier Tontechniker, der für dich einen Job fährt, schreibt eine Rechnung, und du überweist. Sozialversicherungsbeiträge fallen keine an, weil er selbstständig ist. So weit die Idee.

Ob er wirklich selbstständig ist, entscheidet aber nicht der Vertrag, sondern wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Das Gesetz definiert Beschäftigung als nichtselbständige Arbeit und nennt zwei Anhaltspunkte: eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers¹. Treffen beide zu, ist der Freelancer sozialversicherungsrechtlich ein Beschäftigter, auch wenn er ein Gewerbe angemeldet hat.

Woran die Rentenversicherung das festmacht

Die Deutsche Rentenversicherung entscheidet nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls². Es gibt also keine Checkliste, bei der ein Haken reicht. In der Veranstaltungstechnik schauen Prüfer typischerweise auf solche Fragen:

Die Tabelle ist eine Orientierung, keine Prüfung. Gerade in der Veranstaltungstechnik ist der Spielraum eng, weil ein Job fast immer an Ort, Zeit und Ablauf der Veranstaltung gebunden ist. Umso wichtiger sind die Punkte, die du beeinflussen kannst: eigenes Equipment, eigene Preise, die freie Wahl der Jobs und mehrere Auftraggeber.

Wer das Risiko trägt

Stellt die Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung eine Beschäftigung fest, ist der Auftraggeber dran. Er schuldet den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil⁵. Die Ansprüche verjähren in der Regel nach vier Jahren, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen erst nach 30 Jahren⁶.

Für einen Verleih mit drei festen Freelancern, die seit Jahren jedes Wochenende mitfahren, kann das schnell eine fünfstellige Nachzahlung werden. Dazu kommen Säumniszuschläge.

Das Statusfeststellungsverfahren

Sicherheit bringt ein Antrag bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund. Auftraggeber oder Auftragnehmer beantragen dort eine Entscheidung, ob ein Auftragsverhältnis eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit ist². Der Antrag heißt V0027 und geht auch online⁴. Die Entscheidung ist für die Sozialversicherung verbindlich³.

Drei Regeln machen das Verfahren für Verleiher interessant:

• Vor dem ersten Einsatz. Auf Antrag entscheidet die Rentenversicherung schon, bevor die Tätigkeit beginnt. Grundlage sind der Vertrag und die geplante Durchführung².
• Innerhalb eines Monats. Wird der Antrag in dem ersten Monat nach Beginn gestellt und stellt die Rentenversicherung eine Beschäftigung fest, beginnt diese erst mit der Entscheidung. Voraussetzung ist, dass der Freelancer zustimmt und bis dahin selbst für Krankheit und Alter abgesichert war².
• Gleiche Aufträge. Hat die Rentenversicherung in einem Fall entschieden, äußert sie sich auf Antrag des Auftraggebers gutachterlich auch zu gleichen Auftragsverhältnissen, also gleicher Tätigkeit unter gleichen Verträgen². Für eine Crew mit einheitlichem Rahmenvertrag spart das Arbeit.

Selbstständig und trotzdem rentenversicherungspflichtig

Ein Sonderfall, den viele nicht kennen: Selbstständige, die keine eigenen versicherungspflichtigen Angestellten haben und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten, sind selbst rentenversicherungspflichtig⁷. Das betrifft nicht dich als Auftraggeber, sondern den Freelancer. Es ist aber ein Zeichen dafür, dass er sehr eng an dich gebunden ist, und damit ein Warnsignal.

So hilft Gearventory

Gearventory trennt bei der Personalplanung die Rolle von der Person. Du planst den Bedarf je Rolle und fragst Freelancer an, die zu- oder absagen. So ist im Projekt nachvollziehbar, dass jeder Job einzeln angefragt und angenommen wurde.

Die Kosten kommen aus der Person, der Verkaufspreis aus der Rolle, und Abwesenheiten oder andere Einsätze zeigt Gearventory als Konflikt. Unter Meine Einsätze sieht jeder Freelancer nur seine eigenen Jobs, nicht deinen ganzen Betrieb.