E-Mail-Versand

Belege, Links ins Kundencenter und Systemmails verschickt Gearventory über die eigene Infrastruktur. Für die meisten reicht das. Wer will, dass die Mails aus dem eigenen Postfach kommen (wegen des Absenders, der Zustellrate oder weil der Versand im gleichen Postfach dokumentiert sein soll), hinterlegt einen eigenen SMTP-Zugang. An Vorlagen und Signatur ändert das nichts, die gelten für beide Wege.

Eigenes Postfach einrichten

1. Unter Einstellungen → Außenauftritt → E-Mail Host, Port, Benutzername und Passwort deines Mailservers eintragen, dazu die Absenderadresse.
2. Den Zugang testen.
3. Eigenes SMTP-Postfach verwenden einschalten. Erst dann geht der Versand über diesen Weg.

Teste den Zugang wirklich, bevor du umstellst. Stimmen die Zugangsdaten nicht, gehen keine Belegmails mehr raus. Gearventory fällt nicht still auf den eigenen Versand zurück.

Vorlagen, Signatur, Anhänge

Für jede Belegart gibt es eine Mailvorlage mit Betreff und Text, dazu eine Signatur für alle Mails. Platzhalter wie {Anrede} oder {Belegnummer} füllen sich beim Versand. Unter Standardmäßig mitsenden hängst du Dateien an, die immer dabei sein sollen, etwa eure AGB. Im Mailfenster kannst du sie im Einzelfall wieder abwählen.

Posteingang

Im selben Dialog stellst du auf dem Reiter Eingang den Abruf per IMAP ein. Dann landen Antworten der Kunden direkt am Projekt und am Beleg. Wie das funktioniert, steht unter Posteingang. Jede Person kann zusätzlich ein eigenes Postfach unter Einstellungen → Mein Postfach verbinden.

Mehrere Firmen

Hat dein Workspace mehrere Firmen, wählst du oben im Dialog, für welche Firma das Postfach gilt. Belege einer Firma gehen dann über ihr Postfach raus.