Dokumentation

Kalender-Abo

Alle Projekte lassen sich als Kalender abonnieren. Einmal in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook eingetragen, stehen die Termine neben allen anderen und halten sich von selbst aktuell. Verschiebt jemand in Gearventory ein Projekt, wandert der Termin mit.

Einrichten

Den gemeinsamen Link für das ganze Team richtet ein Admin ein:

  1. Einstellungen → Erweiterungen → Integrationen → Kalender-Abo (iCal) einschalten.
  2. Auf Einstellungen der Kachel klicken und den Team-Link kopieren.
  3. Im Kalenderprogramm als Abonnement anlegen: in Apple Kalender unter Datei → Neues Kalenderabonnement, in Google Kalender unter Andere Kalender → Per URL hinzufügen, in Outlook unter Kalender hinzufügen → Aus dem Internet.

Wichtig ist, den Link zu abonnieren und ihn nicht als Datei zu importieren. Ein Import holt die Termine einmal ab und lässt sie dann stehen. Ändert sich später etwas, bekommt es niemand mit.

Eigene Links

Sobald das Abo im Workspace an ist, findet jedes Teammitglied unter Einstellungen → Verbindungen zwei eigene Links: einen über alle Projekte und einen, der nur die eigenen Einsätze enthält. Praktisch für alle, die nicht die komplette Disposition im Kalender haben wollen. Auch die Rolle Lager bekommt sie.

Was in den Terminen steht

Jedes Projekt wird ein Termin, und zwar über den kompletten Dispozeitraum mit Vor- und Nachlauf. Der eigentliche Einsatz ist oft kürzer, aber im Kalender geht es ja darum zu sehen, wann Material gebunden ist. In der Beschreibung steht ein Link, der zurück ins Projekt führt.

Häufige Fragen

Kann ich im Kalenderprogramm Termine ändern? Nein, der Kalender wird nur gelesen. Was du in Apple Kalender oder Outlook verschiebst, kommt in Gearventory nicht an und ist beim nächsten Abgleich wieder weg.

Warum ist eine Änderung noch nicht im Kalender? Wie oft nachgesehen wird, entscheidet das Kalenderprogramm, meist sind es ein paar Stunden. Wann der Kalender zuletzt geholt hat, steht in den Einstellungen der Kachel.

Was passiert, wenn jemand das Team verlässt? Die persönlichen Links gelten nur, solange die Mitgliedschaft besteht. Den Team-Link beendest du, indem du das Abo im Workspace ausschaltest. Dann hört er bei allen auf zu aktualisieren.