Import & Export
Alles rund um Daten liegt in den Einstellungen in der Gruppe Daten: Import, Export und Protokoll.
Import aus CSV oder Excel
Unter Einstellungen → Import holst du Bestand und Kunden aus einem anderen Programm oder einer eigenen Liste.
- Wählen, was importiert wird: Kontakte, Geräte und Massenartikel, Cases oder Sets.
- Datei hochladen. CSV und Excel gehen.
- Spalten zuordnen. Gearventory schlägt die Zuordnung vor, du korrigierst, wo nötig. Spalten, die du nicht brauchst, stehen auf Nicht importieren.
- Die Vorschau prüfen. Jede Zeile zeigt, ob sie neu angelegt oder ein bestehender Datensatz aktualisiert wird und ob etwas fehlt.
- Importieren.
Wareneingang aus einer Lieferantenrechnung
Hast du neues Material gekauft, musst du es nicht von Hand eintragen. Lade die Rechnung des Händlers als ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung hoch, etwa von Thomann. Gearventory liest die Positionen aus und schlägt vor, zu welchem Artikel jede Zeile gehört. Was erkannt ist, steht als Erkannt, was nur geraten ist, als Vermutet. Fehlende Artikel legst du direkt dort neu an. Beim Buchen landen Menge, Einkaufspreis, Lieferant und bei Einzelgeräten die Seriennummern im Bestand.
Dafür braucht es das Recht Wareneingang.
Export
Unter Einstellungen → Export:
- DATEV-Paket für die Steuerkanzlei: Buchungsstapel, Debitoren und Belege als ZIP. Einmal Berater- und Mandantennummer, Konten und Kundennummern einstellen, dann für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr erzeugen. Fehlt für einen Fall ein Konto, bricht der Export ab, statt falsch zu buchen.
- Stammdaten: Kontakte, Geräte, Cases und Sets als Excel oder CSV.
- Archiv: alle Belege, Kontakte und PDFs als ZIP. Das geht in jedem Plan, deine Daten gehören dir.
Einen eigenen Export für die Betriebsprüfung baut Gearventory bewusst nicht. Der kommt aus der Buchhaltung, wohin jede Rechnung über Lexware oder DATEV lückenlos gelangt.
Für Touren ins Ausland gibt es im Projekt über Exportieren die Carnet-Warenliste mit Seriennummer, Gewicht, Wert und Ursprungsland jedes Geräts.
Protokoll
Unter Einstellungen → Protokoll steht für jede Rechnung, wer sie wann erstellt, finalisiert, als bezahlt markiert, storniert, versendet oder gedruckt hat. Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen. Als CSV herunterladbar, falls die Prüferin danach fragt.
API
Für alles, was regelmäßig automatisch laufen soll, gibt es die REST-API.