Posteingang

Verbindest du dein Postfach mit Gearventory, landen Antworten von Kunden genau dort, wo sie hingehören: am Projekt und am Beleg. Niemand muss mehr in seinem Mailprogramm suchen, was der Kunde zum Angebot geschrieben hat.

Einrichten

Es gibt zwei Arten von Postfächern:

• Gemeinsames Postfach für den ganzen Workspace, etwa info@ oder dispo@. Einrichten unter Einstellungen → E-Mail.
• Mein Postfach für jede Person einzeln, unter Einstellungen → Mein Postfach.

Du trägst jeweils die Zugangsdaten für den Versand (SMTP) und den Abruf (IMAP) ein, testest die Verbindung und schaltest Posteingang abrufen ein. Danach holt Gearventory neue Mails regelmäßig ab. Mit Jetzt abrufen geht es sofort.

Aus dem gemeinsamen Postfach kommt alles in den Posteingang. Aus einem persönlichen Postfach holt Gearventory nur Mails, die zu einem Projekt oder Beleg passen. Private Post bleibt also privat.

Wie Mails zugeordnet werden

1. Ist die Mail eine Antwort auf eine Mail aus Gearventory, kommt sie dorthin, wo die erste Mail herkam.
2. Steht eine Beleg- oder Projektnummer im Betreff oder im Text, landet sie dort. Mails, die du aus einem Projekt verschickst, tragen deshalb die Projektnummer im Betreff.
3. Kennt Gearventory nur den Absender, wird ein Projekt vorgeschlagen, aber nicht fest zugeordnet. Der Kunde könnte ja zwei Projekte haben.

Was nicht eindeutig ist, bleibt unter Posteingang liegen. Dort ordnest du es per Klick einem Projekt oder Kontakt zu oder blendest es aus.

Im Projekt und am Beleg

Im Projekt gibt es den Reiter E-Mails mit dem ganzen Verlauf. Am Beleg steht er im Versandprotokoll. Von dort aus antwortest du direkt, mit Anhängen von der Festplatte oder aus den Projektdateien. Anhänge aus einer Mail übernimmst du mit einem Klick in die Projektdateien.

Zusage oder Absage erkennen

Antwortet ein Kunde auf ein offenes Angebot mit etwas wie „passt so, machen wir“, zeigt Gearventory: Klingt nach Zusage. Ein Klick markiert das Angebot als angenommen, ein zweiter erstellt die Auftragsbestätigung. Bei einer Absage genauso. Gesetzt wird nie etwas von allein, du entscheidest.

Häufige Fragen

Sehen die Kollegen meine persönlichen Mails? Nur die, die einem Projekt oder Beleg zugeordnet sind, und auch nur, wenn das unter Einstellungen → E-Mail erlaubt ist.

Werden Mails auf dem Server gelöscht? Nein. Gearventory löscht und verschiebt nichts. Liest du eine Mail in Gearventory, ist sie auch in deinem Mailprogramm gelesen.