Belege

Unter Belege liegen alle Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Zumiet-Anfragen. Die meisten entstehen aus einem Projekt, du kannst aber auch einen freien Beleg ohne Projekt schreiben.

Belegarten

Beleg	Wofür
Angebot	Was der Kunde bekommen würde. Kann online angenommen werden, siehe Kundencenter
Auftragsbestätigung	Was fest vereinbart ist
Lieferschein	Was rausgeht, ohne Preise. Auch direkt aus einem Pack-Durchgang
Rechnung	Als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung
Gutschrift	Korrektur einer Rechnung, entsteht auch beim Stornieren
Mahnung	Erinnert an offene Rechnungen
Zumiet-Anfrage	Was du bei einem anderen Verleiher anfragst, siehe Zumieten

Beleg erstellen

Im Projekt im Reiter Belege oder in der Belegliste über +. Belegart wählen, fertig. Positionen, Kunde, Ansprechpartner, Anrede und Rabatt kommen aus dem Projekt.

Ein Beleg kann auch mehrere Projekte enthalten, etwa eine Sammelrechnung für einen Monat. Über Projekt hinzufügen nimmst du weitere dazu.

Ändert sich das Projekt später, zum Beispiel neue Positionen, ein neuer Name oder ein verschobener Termin, steht am Beleg Aktualisieren. Ein Klick übernimmt den neuen Stand. Von allein ändert sich ein Beleg nie.

Der Entwurf

Solange ein Beleg Entwurf ist, kannst du alles ändern:

Empfänger: Anschrift, Ansprechpartner und Anrede. Weicht etwas vom Kundenstamm ab, bietet Gearventory an, es im Kunden zu übernehmen, und zeigt vorher, was sich ändert.
Texte: Überschrift, Einleitung und Schlusstext, frei oder aus einer Textvorlage. Platzhalter wie {Anrede}, {Vorname} oder {Belegnummer} werden beim Erstellen ersetzt. Welche es gibt, zeigt das Menü am Textfeld.
Zahlungsziel: aus deiner Liste. Fehlt eins, tippst du es ein und legst es direkt an. Hat der Kunde ein eigenes Zahlungsziel, ist es schon gesetzt.
Rabatt auf den ganzen Beleg, in Prozent oder Euro.
Layout: Vorlage, Projektübersicht, Gruppensummen statt Einzelpreisen und bei Angebot und Auftragsbestätigung der Zeitplan mit den Blöcken aus der Personalplanung.

Wie der Beleg aussieht (Logo, Schrift, Briefpapier), stellst du einmal zentral ein: Beleg-Layout.

Finalisieren

Finalisieren vergibt die Belegnummer und schreibt den Beleg fest. Danach zeigt Gearventory statt der Felder das fertige PDF und daneben das Versandprotokoll.

Bei Rechnungen ist das endgültig. Eine finalisierte Rechnung geht sofort an Lexware oder DATEV, falls angebunden, und lässt sich nicht mehr ändern. Korrigiert wird per Stornieren. Das erzeugt automatisch eine Storno-Gutschrift.

Bei Angeboten gibt es zwei Wege zurück:

Bearbeiten überschreibt die aktuelle Fassung. Geht nur, solange der Kunde noch nicht entschieden hat.
Neue Version erstellen behält die alte Fassung und legt eine neue unter derselben Nummer an. Auf dem PDF steht dann „Version 2“. Frühere Versionen lassen sich weiter ansehen.

Ein ganz neues Angebot mit eigener Nummer bekommst du über Duplizieren.

Versenden

Per E-Mail versenden öffnet das Mailfenster mit Betreff und Text aus deiner Vorlage, dem PDF im Anhang und auf Wunsch weiteren Dateien, etwa AGB oder Dateien aus dem Projekt. Bei Rechnungen nimmt Gearventory zuerst die Adresse des Kunden, die mit „Buchhaltung“ betitelt ist.

Jeder Versand steht im Versandprotokoll am Beleg, mit Empfänger und Zeitpunkt. Ist das Kundencenter an, siehst du dort auch, ob und wann der Kunde den Link geöffnet hat. Antworten des Kunden landen im Posteingang und im Mailverlauf des Belegs.

Drucken geht über das PDF. Mit der Desktop-App direkt auf den eingestellten Drucker.

E-Rechnung

Rechnungen gibt es in drei Formen:

PDF: für Privatkunden.
ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Der übliche Weg an Geschäftskunden. Einschalten unter Einstellungen → Beleg-Vorgaben.
XRechnung: eine reine XML-Datei für Behörden und öffentliche Auftraggeber. Wählbar am Entwurf neben dem Layout-Knopf. Dann erscheinen Leitweg-ID und die Mailadresse für die XRechnung in der Empfängerkarte. Ist am Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt, schlägt Gearventory XRechnung von selbst vor.

Vor dem Finalisieren prüft Gearventory die E-Rechnung und zeigt, wenn etwas fehlt, etwa die USt-IdNr. oder eine Anschrift.

Zahlungen

Eine Rechnung ist offen, bis sie bezahlt ist. Das kann auf zwei Wegen passieren:

Von Hand: am Beleg Als bezahlt markieren. Genauso zurück über Als unbezahlt markieren.
Aus Lexware: Ist Lexware Office angebunden, holt Gearventory den Zahlstatus von dort. Einmal pro Stunde oder sofort mit Echtzeit-Updates. Teilzahlungen stehen dann in der Karte Zahlungen am Beleg, mit Datum und Betrag, dazu der noch offene Rest.

Was offen ist, siehst du in der Belegliste über den Filter, im Dashboard-Widget Offene Rechnungen und in den Auswertungen.

Mahnungen

Aus einer offenen Rechnung erstellst du über das Menü eine Mahnung. Gearventory zählt die Stufe mit, also 1. Mahnung, 2. Mahnung und so weiter, und listet alle Mahnungen zur Rechnung am Beleg. Auf Wunsch kommt eine Mahngebühr dazu. Die Mahnung führt außerdem die übrigen offenen Rechnungen des Kunden mit Summe auf. Versendet wird sie wie jeder andere Beleg.

Listen fürs Lager

Aus jedem Projekt lassen sich zwei Arbeitsblätter drucken: die Pickliste zum Abhaken und die Artikelliste mit allem, was geplant ist. Beides ohne Preise. Siehe Packen.

Häufige Fragen

Warum kann ich eine Rechnung nicht löschen? Finalisierte Rechnungen müssen aufbewahrt werden. Storniere sie stattdessen. Entwürfe lassen sich löschen.

Wo stelle ich die Belegnummern ein? Unter Einstellungen → Nummernkreise. Siehe Einstellungen.

Kann der Kunde ein Angebot online annehmen? Ja, mit dem Kundencenter.

Wer sieht Preise? Nur wer das Recht dazu hat. Ohne das Recht Verkaufspreise sehen stehen in Listen und Kacheln keine Beträge.