Projekte

Ein Projekt ist ein Auftrag: ein Kunde, ein Zeitraum, das Material und alles, was dazugehört. Personal, Transport, Belege und Mails hängen am Projekt.

Liste und Kalender

Unter Projekte stehen alle Projekte als Liste. Was parallel läuft, zeigt der Kalender in der Seitenleiste. Oben unter Anzeigen wählst du, was darin steht: Projekte, die einzelnen Projekt-Zeiträume (Aufbau, Show, Abbau …), deine eigenen Einsätze, alle Personaleinsätze und Abwesenheiten, beliebig kombiniert. Wer Projekte lieber im eigenen Kalender hat, nimmt das Kalender-Abo.

Anlegen

Neues Projekt, Name eintragen, los. Alles Weitere steht im Reiter Daten:

• Kunde: Suchfeld über deine Kontakte. Neue Kunden legst du direkt dort an.
• Ansprechpartner: eine Person beim Kunden. Ist jemand noch nicht hinterlegt, tippst du den Namen einfach ein.
• Typ: zum Beispiel Full Service, Dry Hire oder Nur Personal. Eigene Typen mit Symbol und Farbe legst du direkt im Feld an, über den Stift bearbeitest du sie.
• Veranstaltungsort: mit Anschrift. Neue Orte entstehen auch hier beim Tippen.
• Zeitraum: der eigentliche Einsatz, auf Wunsch mit Uhrzeit.
• Zeitplan: unter dem Zeitraum. Ein Klick öffnet die Zeiträume untereinander. Ganz oben steht der Vor- und Nachlauf, also wann das Material das Lager verlässt und zurückkommt. Danach richtet sich die Verfügbarkeit. Ein Projekt bis 12 Uhr blockiert eines ab 14 Uhr am selben Tag nicht. Darunter liegen die Zeiträume wie Aufbau, Show und Abbau. Es sind dieselben wie in der Personalplanung, du kannst sie hier oder dort pflegen.
• Status: Anfrage, Angebot, Bestätigt, Packen, Abgeschlossen oder Storniert. Gewechselt wird über das Badge.

Oben im Kasten Allgemein sitzen zwei kleine Knöpfe. Der eine zeigt das Wetter am Veranstaltungsort für die Projekttage mit Regen, Wind und Warnungen. Der andere zeigt Baustellen und Sperrungen auf der Autobahn zwischen Lager und Ort, getrennt für Hin und Rück. Beide erscheinen nur, wenn es etwas zu zeigen gibt.

Darunter liegen Dateien (Rider, Bühnenpläne, Patchlisten, bis 50 MB je Datei) und die Notizen. Im Notizfeld öffnet / ein Menü für Überschriften, Checklisten und mehr, mit @ erwähnst du Kollegen.

Positionen

Hier steht das Material. Über das Suchfeld fügst du Artikel und Sets hinzu, Zubehör kommt automatisch mit. Für jede Zeile siehst du sofort, ob genug frei ist. Fehlt etwas, schlägt Gearventory passenden Ersatz vor oder du mietest es zu.

Was du außerdem machen kannst:

• Gruppen anlegen, etwa „FOH“ oder „Bühne links“, und Zeilen hineinziehen. Über den Pfeil klappst du eine Gruppe ein, der Pfeil oben in der Tabelle klappt alle. Gearventory merkt sich das für jedes Projekt.
• Zeilen als optional markieren. Sie stehen im Angebot, zählen aber nicht zur Summe.
• Zeilen blind schalten. Sie werden gepackt, stehen aber auf keinem Beleg.
• Rabatt je Zeile oder fürs ganze Projekt, in Prozent oder Euro. Hat der Kunde einen Standardrabatt, ist er schon vorbelegt.
• Den Mietfaktor prüfen. Er ergibt sich automatisch aus der Mietdauer und der Kurve des Artikels. Du kannst ihn fürs Projekt überschreiben oder die Berechnungstage von Hand setzen.
• Personal und Transport erscheinen als eigene Abschnitte und werden über Aktualisieren aus der Planung übernommen.
• Mehrere Zeilen auf einmal bearbeiten: Haken links setzen, mit Umschalt einen ganzen Bereich, mit Cmd oder Strg einzelne Zeilen. Oben stehen dann Bearbeiten (Menge, Preis, Faktor, Rabatt für alle auf einmal), Optional, Blind, In Gruppe verschieben und Löschen. Der Haken an einer Gruppe markiert alles darin. Am Handy drückst du lange auf eine Zeile. Ist die Verfügbarkeit unten offen, zeigt sie nur noch die markierten Artikel. Das geht genauso in Belegen.

Ganz oben stehen Umsatz, Kosten, Gewinn und Marge des Projekts, sofern du Preise sehen darfst.

Importieren: Eine Materialliste aus einer Mail, aus Excel oder als CSV fügst du einfach mit Strg+V auf die Positionen ein. Gearventory erkennt Mengen und Artikel und zeigt dir vor dem Übernehmen, was es zugeordnet hat.

Geänderte Artikel: Ändert sich Preis oder Name eines Artikels, nachdem er im Projekt ist, wird die Zeile orange. Ein Klick übernimmt den neuen Stand. Von allein ändert sich nichts.

Die übrigen Reiter

Reiter	Was dort passiert
Aufgaben	Ein Board mit Offen, In Arbeit, Erledigt
Personal & Zeitplanung	Crew planen, siehe Personalplanung
Transport	Fahrten, Fahrzeuge und Ladeplan, siehe Transport
Packen	Ausgabe und Rückgabe, siehe Packen
Zumieten	Material von anderen, siehe Zumieten
Belege	Alle Belege zum Projekt, siehe Belege
E-Mails	Der Mailverlauf zum Projekt, siehe Posteingang

Aufgaben

Im Reiter Aufgaben steht, was rund ums Projekt zu tun ist, von „Rigging-Plan schicken“ bis „Kabel nachbestellen“. Karten ziehst du zwischen den Spalten hin und her oder wechselst den Status über das Badge.

Mit + Aufgabe legst du eine neue an. Im selben Fenster vergibst du Priorität, Frist und Personen und schreibst die Beschreibung im gleichen Editor wie die Notizen. Wer eine Aufgabe bekommt, wird benachrichtigt. Auch ohne das Recht, Projekte zu bearbeiten, kann jeder seine eigenen Aufgaben verschieben und abhaken.

Carnet

Geht die Tour ins Ausland, erzeugst du über Exportieren oben im Projekt die Warenliste fürs Carnet. Dafür brauchen die Artikel Gewicht, Wert und Ursprungsland.

Duplizieren und löschen

In der Projektliste per Rechtsklick oder über das Menü an der Zeile. Duplizieren lohnt sich für Veranstaltungen, die jedes Jahr wiederkommen. Mehrere Projekte auf einmal änderst du, indem du sie anhakst, etwa Status, Kunde oder Faktor.

Zeiträume an Gruppen und Positionen

Hat das Projekt Zeiträume, findest du im Menü einer Position oder Gruppe den Punkt Zeitraum. Markierst du mehrere Positionen, geht das auch für alle auf einmal. Sobald irgendwo ein Zeitraum gesetzt ist, zeigt die Positionsliste zwei Spalten. Planung sagt, wann das Material belegt ist. Ein Scherenlift nur für den Aufbau ist danach für andere Projekte wieder frei. Nutzung sagt, welche Tage berechnet werden. Der Faktor kommt dann aus den Tagen dieses Zeitraums, auch wenn am Projekt ein fester Faktor steht.

Eine leere Zelle erbt. Positionen nehmen den Zeitraum ihrer Gruppe, Gruppen den des Projekts. Was gerade gilt, steht grau in der Zelle. Zubehör folgt immer seiner Hauptposition.