Einstellungen

Die Einstellungen öffnest du unten in der Seitenleiste. Links stehen die Bereiche in Gruppen, darüber ein Suchfeld, das auch Stichwörter wie „SMTP“, „IBAN“ oder „Dark Mode“ kennt.

Fast alles gilt für den Workspace, in dem du gerade bist. Nur die Gruppe Persönlich hängt an dir und bleibt gleich, egal in welchem Workspace du arbeitest. Welche Bereiche du siehst, hängt von deiner Rolle und vom Plan ab.

Hier einmal alles von oben nach unten.

Einrichtung

Die Checkliste für den Start. Steht ganz oben, bis alles erledigt ist. Siehe Erste Schritte.

Persönlich

Konto: Name, Profilbild, Mailadresse, Passwort, Passkeys, Zwei-Faktor, angemeldete Geräte und verbundene Apps. Mehr dazu unter Team & Rechte.

Daten herunterladen: unter Konto. Gearventory stellt alles, was über dich gespeichert ist, in einem PDF zusammen: Konto, Anmeldungen, Geräte, Workspaces, Einsätze, Zeiten und mehr. Das PDF ist mit einer Passphrase verschlüsselt, die du nur einmal siehst. Speicher sie gut, wir kennen sie nicht. Nach 7 Tagen löschen wir den Export wieder. Projekte, Kunden und Belege sind nicht dabei, die gibt es als Archiv unter Daten.

Konto löschen: ganz unten unter Konto. Wir schicken dir zuerst einen Link per Mail. Nach dem Klick hast du noch 14 Tage Zeit, alles rückgängig zu machen. Bis dahin arbeitest du normal weiter, unten links in der Seitenleiste siehst du, wie viele Tage noch bleiben. Bist du Inhaber eines Workspaces, wird er mitgelöscht, auch für dein Team. Willst du ihn behalten, überträgst du vorher die Inhaberschaft. Brauchst du noch etwas, lade vorher deine Daten oder das Archiv herunter. Was schon an Lexware oder DATEV ging, bleibt dort.

Mein Postfach: dein persönliches Mailkonto mit Signatur, damit Mails aus Gearventory von deiner Adresse kommen und Antworten zurückfinden. Siehe Posteingang.

Benachrichtigungen: Für jede Art einzeln festlegen, ob sie in der App, per Mail oder gar nicht kommt.

Verbindungen: deine persönlichen Links für das Kalender-Abo und die Adresse für MCP. Erscheint nur, wenn eins davon im Workspace an ist.

Drucken (nur Desktop-App): Drucker für Belege und Listen ohne Druckdialog.

Darstellung: hell, dunkel oder wie das System, Sprache und Hintergrund. Darunter die Bedienungshilfen: Farben bei Rot-Grün-Schwäche, Textgröße, mehr Kontrast, deutlicher Tastatur-Fokus, unterstrichene Links und weniger Bewegung. Gilt für dieses Gerät.

Organisation

Workspace: Name und Bild des Workspace. Als Inhaber kannst du den Workspace hier auch löschen. Das geht sofort und lässt sich nicht rückgängig machen.

Mitglieder: alle Personen im Workspace als Tabelle. Mehrere markieren, um sie zu entfernen oder ihnen eine andere Rolle zu geben. Über das Plus oben rechts lädst du jemanden ein. Dort steht auch die Übertragung der Inhaberschaft.

Rollen & Rechte: Rollen anlegen und Haken setzen. Siehe Team & Rechte.

Unternehmen: Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr. und die Kleinunternehmer-Regelung (in Deutschland § 19 UStG). Das Land der Firma bestimmt die Steuersätze und Steuerfälle auf deinen Belegen: Eine Firma in Österreich rechnet mit 20 %, 13 % und 10 %, und Reverse Charge gilt dann für Kunden in Deutschland. Darunter die Bankverbindungen. Beim Eintippen der IBAN erkennt Gearventory die Bank und füllt Name und BIC selbst aus, mit Logo. Im Plan Pro legst du hier weitere Firmen an.

Abrechnung: Plan wechseln, Zahlungsart, Rechnungsadresse und Rechnungen. Nur für den Inhaber. Siehe Pläne & Abrechnung.

Stammdaten

Kategorien: Ober- und Unterkategorien, zum Beispiel Licht mit Movinglights und Scheinwerfer. Jede bekommt eine Farbe und ein Symbol, auf Wunsch ein eigenes hochgeladenes. Kategorien legst du auch direkt am Artikel an.

Dienstleistungen: alles, was du neben Material verkaufst, etwa Aufbau, Technikerstunde oder Anfahrt. Jede mit Tagespauschale und Stundensatz und Steuersatz. Mit Für Personalplanung wird daraus eine Rolle, die du in Projekten mit Leuten besetzt, auf Wunsch mit geforderter Qualifikation und eigener Farbe in der Zeitleiste.

Mietfaktor: Wie aus der Mietdauer der Faktor wird. Du legst Kurven an, also ab welchem Tag welcher Faktor gilt, oder nimmst eine Vorlage: branchenüblich, Woche = 4 Tage, Wochenende = 1 Tag, Wochenmiete oder pauschal. Eine Kurve ist der Standard, jeder Artikel kann eine andere wählen. Im Projekt lässt sich der Faktor immer überschreiben.

Codes: welcher Code auf Labels steht und beim Scannen erwartet wird, QR-Code, Aztec-Code, Code 128 oder Code 39. Mit Vorschau.

Nummernkreise: wie Projekte, Belege, Artikel, Geräte, Lagerorte, Werkstattvorgänge und Kunden nummeriert werden. Je Kreis stellst du Kürzel, Trennzeichen, ein Freifeld, die Mindestlänge und den nächsten Wert ein. Im Freifeld gibt es {JJJJ}, {JJ} und {MM} für Jahr und Monat. Für manche Kreise geht statt einer laufenden Nummer auch eine Zufalls-ID. Geräte-IDs können mit der ID ihres Artikels beginnen. Belegnummern laufen je Firma getrennt.

DGUV: Prüfintervall und Import von Prüfprotokollen. Siehe Werkstatt.

Lager & Logistik

Lagerorte: Standorte, Regale, Fächer. Den Standort (etwa „Lager 1“ oder „Keller“) wählst du oben im Auswahlfeld, dort legst du auch neue an und benennst sie über ⋯ um. Darunter stehen nur die Lagerorte dieses Standorts. Ziehst du einen Lagerort auf einen anderen, wird er dessen Unterebene. Löschst du einen Lagerort oder Standort, gehen alle Ebenen darin mit. Die Geräte bleiben, sie haben danach nur keinen Lagerort mehr. Im Hinweis unten kannst du das kurz rückgängig machen. Jeder Lagerort bekommt eine ID aus dem Nummernkreis. Lagerorte legst du auch direkt am Artikel an.

In jedem Plan kannst du deine Lagerorte auch aufzeichnen. Lagerplan öffnet einen Editor im Vollbild. Oben wählst du den Standort, darunter siehst du ihn von oben. Ziehst du auf der Fläche ein Rechteck auf, entsteht ein neues Regal. Der Pfeil oben rechts im Regal (oder ein Doppelklick) öffnet es von vorne, dort zeichnest du die Fächer genauso ein. Größe und Lage stellst du rechts in Metern ein, mit gedrückter Alt-Taste geht es ohne Raster. Lagerorte, die schon da sind, aber noch kein Rechteck haben, stehen links unter „Nicht im Plan“. Von dort ziehst du sie einfach auf die Fläche. Der Plan ist freiwillig. Ohne ihn funktionieren Lager, Regale und Fächer genauso. Am Handy gibt es den Editor nicht.

Partner: Verbindungen zu anderen Verleihern, Freigaben und Rabatt. Siehe Zumieten.

Fahrzeuge: dein Fuhrpark mit Laderaum und Nutzlast. Siehe Transport.

Außenauftritt

Mietkatalog: öffentliche Katalogseiten. Siehe Mietkatalog.

Labels: Etiketten gestalten und Etikettendrucker einrichten. Siehe Labels.

Beleg-Layout: Logo, Schrift, Briefpapier, Fußzeile. Siehe Beleg-Layout.

Beleg-Vorgaben: Die Einheiten für Positionen, auch eigene, deine Zahlungsziele mit Tagen bis zur Fälligkeit und Text auf dem Beleg und die E-Rechnung. Mit ZUGFeRD bekommt jede Rechnung ihr XML eingebettet, mit XRechnung wird diese Form am Entwurf wählbar.

E-Mail: das gemeinsame Postfach für Versand und Abruf, Mailvorlagen je Belegart mit Betreff und Text, die Signatur und Anhänge, die standardmäßig mitgehen, etwa eure AGB. Siehe E-Mail.

Erweiterungen

Integrationen: die Anbindungen an andere Systeme, jede als Kachel mit Schalter. REST-API, MCP, Kalender-Abo, Lexware Office, DATEV Unternehmen online und SSO. Siehe Schnittstellen.

Zusatzfunktionen: Teile von Gearventory, die du einzeln einschaltest. Lager-Display und Kundencenter.

Daten

Import, Export und Protokoll. Siehe Import & Export.