Personalplanung

Mit der Personalplanung legst du fest, wie viele Leute ein Projekt braucht, fragst deine Crew an, buchst sie fest und rechnest am Ende nach Plan- oder nach tatsächlicher Arbeitszeit ab. Deine Crew sieht ihre Einsätze unter Meine Einsätze, sagt dort zu oder ab und stempelt ihre Zeit direkt am Handy.

Blöcke und Bedarf

Die Planung eines Projekts findest du im Projekt unter Personal. Sie ist in zwei Ebenen aufgeteilt:

• Blöcke sind Abschnitte mit eigener Zeit, zum Beispiel Aufbau am Vortag von 8 bis 18 Uhr, Veranstaltung und Abbau.
• Bedarf steht in einem Block und sagt, welche Rolle wie oft gebraucht wird, zum Beispiel 4× Rigger.

Mit Aus Projektzeitraum anlegen entstehen die Blöcke Aufbau, Veranstaltung und Abbau automatisch aus dem Einsatz- und dem Dispozeitraum des Projekts. Ohne Uhrzeit am Projekt gilt ein Arbeitstag von 8 bis 18 Uhr. Die Blöcke kannst du auch im Reiter Daten unter Zeitplan anlegen und ändern.

Rollen sind planbare Dienstleistungen (Einstellungen → Dienstleistungen). Sie bringen ihren Tages- und Stundensatz mit. Am Bedarf kannst du Verkauf und Kosten abweichend festlegen, das gilt dann für alle Personen darin.

Schon bevor Namen feststehen, lässt sich der Bedarf kalkulieren: Offene Plätze werden mit den Sätzen des Bedarfs berechnet. So stimmt das Angebot, auch wenn die Crew erst später steht.

Personen einplanen

Mit + Person an einem Bedarf öffnet sich die Auswahl. Oben stehen alle, die frei sind und die geforderte Qualifikation haben. Darunter siehst du, was gegen jemanden spricht:

• ein anderer Einsatz zur selben Zeit,
• Urlaub, Krankheit oder Schulung,
• eine fehlende Qualifikation.

Das sind nur Hinweise. Einplanen geht immer, denn die Disposition weiß oft mehr als das System. Wer nicht im Team ist, trägst du als externe Person mit Namen ein.

Wenn du die Zeiten eines Blocks änderst, wandern alle Einsätze mit, die genau auf den alten Blockzeiten standen. Wer bewusst später kommt, behält seine Zeit.

Anfragen und Buchen

Jeder Einsatz hat einen Status:

Status	Bedeutung
Geplant	Eingetragen, die Person wurde noch nicht gefragt.
Angefragt	Die Person hat eine Anfrage bekommen und noch nicht geantwortet.
Kann	Die Person hat zugesagt, ist aber noch nicht fest gebucht.
Gebucht	Fest gebucht.
Abgesagt	Belegt die Person nicht mehr, der Platz ist wieder offen.

Anfragen senden verschickt eine Anfrage an alle geplanten Personen mit App-Konto. Sie bekommen eine Benachrichtigung in der App, bei Bedarf auch per E-Mail. Personen ohne Konto werden dir genannt, die fragst du direkt.

Die Antwort kommt als Benachrichtigung zu dir zurück. Über das Menü an der Person setzt du den Status auf Gebucht. Auch telefonische Zusagen trägst du so ein, jeder Status lässt sich direkt setzen.

Meine Einsätze (für die Crew)

Jedes Mitglied findet unter Meine Einsätze:

• die Stempeluhr: Beim Start ist der passende Einsatz vorgeschlagen, du kannst aber auch einen anderen wählen oder Allgemeine Arbeitszeit ohne Projekt. Mit Pause und Weiter wird die Pause minutengenau mitgezählt, Stopp reicht die Zeit gleich zur Freigabe ein. Eine falsch gestartete Zeit lässt sich verwerfen. Das funktioniert auch ohne Netz, die Zeit wird dann nachgereicht.
• Anfragen mit den Knöpfen Kann ich und Kann ich nicht, auf Wunsch mit einer Notiz.
• die Einsätze als Liste oder im Monatskalender, mit Ort, Block und den Kollegen im selben Block.
• die letzten Einsätze. Wer nicht gestempelt hat, tippt auf Wie geplant einreichen oder trägt die Zeit nach.

Für Freelancer, die nur ihre Einsätze sehen sollen, gibt es die Rolle Crew (Einstellungen → Rollen & Rechte). Sie hat nur das Recht Eigene Einsätze & Stempeluhr, sieht also weder Material noch Projekte, und landet nach dem Login direkt bei ihren Einsätzen. Das Kalender-Abo für den eigenen Handykalender steht unter Einstellungen → Verbindungen.

Rechte

Recht	Erlaubt
Material ansehen	Artikel, Sets, Lagerorte und Werkstatt ansehen. Voraussetzung für Projekte, Material bearbeiten und Werkstatt
Eigene Einsätze & Stempeluhr	Meine Einsätze: Anfragen beantworten, stempeln, eigene Zeiten nachtragen und einreichen
Personalplanung ansehen	Einsätze und Abwesenheiten im Kalender, Team, Personal-Tab im Projekt, Zeiten ansehen
Personal einplanen	Blöcke, Bedarf, Personen, Anfragen, Status, Abrechnungsbasis, Personalpositionen aktualisieren (mit Projekte bearbeiten)
Arbeitszeiten erfassen & freigeben	Zeiten für andere erfassen und ändern, wie geplant bestätigen, freigeben und zurückweisen

Verkaufspreise und Kosten erscheinen nur mit den Rechten Verkaufspreise sehen bzw. Kosten, Einkauf & Gagen sehen.

Arbeitszeiten freigeben

Unter Personalplanung → Zeiten siehst du alle eingereichten Zeiten. Markiere mehrere und gib sie gemeinsam frei. Beim Zurückweisen schreibst du einen Grund dazu, die Person sieht ihn und kann korrigieren und neu einreichen.

Zeiten, die du als Disposition selbst erfasst, gelten sofort als freigegeben. Im Projekt geht das an jeder Person über Ist-Zeit → Wie geplant oder Zeit erfassen, für einen ganzen Block über Zeiten wie geplant bestätigen.

Gearventory prüft die Zeiten gegen das Arbeitszeitgesetz und zeigt einen Hinweis, wenn

• an einem Tag mehr als 10 Stunden gearbeitet wurde,
• die Pause zu kurz war (ab 6 Stunden 30 Minuten, ab 9 Stunden 45 Minuten),
• zwischen zwei Arbeitstagen weniger als 11 Stunden Ruhe lagen.

Auch das sind nur Hinweise, weil es in der Veranstaltungstechnik tarifliche Ausnahmen gibt.

Abrechnen

Ob nach Plan- oder nach Ist-Zeit abgerechnet wird, stellst du im Personal-Tab oder in den Positionen im Abschnitt Personal über den Knopf Planzeit bzw. Ist-Zeit um.

• Planzeit: je Einsatz und je offenem Platz eine Position mit den geplanten Zeiten.
• Ist-Zeit: je freigegebener Zeit eine Position mit den echten Zeiten in Von und Bis. Pausen werden abgezogen, stehen aber nicht auf dem Beleg: 8 bis 18:30 Uhr mit 30 Minuten Pause ergibt 10 Stunden. Wo noch keine freigegebene Zeit vorliegt, gilt die Planzeit, und du bekommst einen Hinweis.

Bei Stundensatz ist die Menge die Dauer aus Von und Bis, bei Tagespauschale die Anzahl der Tage. Der Satz kommt vom Einsatz, sonst vom Bedarf, sonst von der Rolle.

In den Positionen erscheint im Abschnitt Personal der Knopf Aktualisieren, sobald sich die Planung, die Zeiten oder die Abrechnungsbasis geändert haben. Er schreibt die Personalpositionen neu. Genauso funktioniert es im Abschnitt Transport mit den geplanten Fahrten. Positionen, die du von Hand angelegt hast, bleiben erhalten. Änderst du Von oder Bis einer übernommenen Position von Hand, zählt die ganze Spanne.

Die Kosten rechnen mit dem Satz am Einsatz, sonst mit dem am Bedarf, sonst mit den Kosten der Person. Bei Einsätzen nach Stundensatz gelten die Stundenkosten der Person, falls hinterlegt, sonst ihr Tagessatz.

Häufige Fragen

Was passiert mit meiner bisherigen Planung? Beim Update wurden gleiche Zeitfenster eines Projekts zu Blöcken zusammengefasst und gleiche Rollen darin zu einem Bedarf. Offene Plätze stecken jetzt in der Anzahl des Bedarfs. Die Summen bleiben gleich, mit einer Ausnahme: Abgesagte Einsätze werden nicht mehr berechnet, ihr Platz zählt stattdessen als offen.

Kann ich weiterhin einzelne Schichten ohne Block planen? Ja, direkt in der Zeitleiste. Sie erscheinen im Personal-Tab unter Einzelne Einsätze. Auch Fahrer aus der Transportplanung stehen dort.

Sieht die Crew Preise oder Gagen? Nein. Unter Meine Einsätze gibt es keine Geldbeträge.