Dokumentation

Lexware Office

Machst du deine Buchhaltung in Lexware Office, schickt Gearventory finalisierte Rechnungen und Gutschriften samt PDF automatisch dorthin. Du musst am Monatsende nichts mehr einzeln exportieren und hochladen.

Einrichten

  1. In Lexware unter Add-Ons & Schnittstellen einen API-Key erzeugen.
  2. Den Key in Gearventory unter Einstellungen → Erweiterungen → Integrationen → Lexware Office eintragen und Testen drücken. Ohne gültigen Key lässt sich der Export nicht einschalten.
  3. Die Buchungskategorien zuordnen (siehe unten).
  4. Den Schalter auf der Kachel umlegen.

Unter denselben Einstellungen gibt es Gearventory-Rechnungen. Ist der Schalter an und eine Ausgaben-Kategorie gewählt, legt Gearventory jede Rechnung, die du für dein Abo bekommst, als Ausgabebeleg in dieses Lexware, mit dem PDF. Es entsteht dort keine zweite Rechnung. Bereits vorhandene Rechnungen werden nachgezogen, sobald der Schalter steht.

Buchungskategorien

Lexware liest die Steuerlage eines Belegs aus der Kategorie. Fehlt sie, wird der Beleg nicht übertragen, sondern übersprungen.

Du wählst deshalb für jeden Steuerfall (Inland 19 %, Kleinunternehmer, Reverse Charge und so weiter) ein Einnahme-Konto aus. Die Auswahl kommt live aus deinem Lexware-Mandanten, sobald der Key hinterlegt ist.

Belege, die mangels Kategorie liegen geblieben sind, holst du mit Übersprungene erneut senden nach, sobald die Zuordnung steht.

Zahlstatus

Einmal pro Stunde fragt Gearventory bei Lexware nach, was inzwischen bezahlt ist, und setzt die Belege entsprechend. Wer nicht warten will, schaltet in denselben Einstellungen die Echtzeit-Updates ein. Dann meldet Lexware jede Änderung sofort. Und wenn es zwischendurch schnell gehen muss, gibt es Jetzt abgleichen.

Häufige Fragen

Bekommt die Rechnung in Lexware eine neue Nummer? Nein. Die Belegnummer aus Gearventory bleibt stehen, es entsteht keine zweite Rechnung.

Warum ist ein Beleg nicht in Lexware angekommen? Entweder ist er noch ein Entwurf (übertragen wird nur, was finalisiert ist), oder es fehlt die Buchungskategorie für seinen Steuerfall. Im zweiten Fall wartet er und lässt sich nachsenden.

Und Angebote oder Lieferscheine? Die gehen nicht raus. Für die Buchhaltung sind sie keine Belege.

Ändert Gearventory etwas an meiner Buchhaltung? Nein. Es übergibt den Beleg so, wie er festgeschrieben wurde, und rührt weder Buchungssätze noch den Kontenrahmen an.