Team & Rechte
Mitglieder einladen
Unter Einstellungen → Mitglieder lädst du Leute über das Plus oben rechts per Mail ein. Sie bekommen einen Link, legen ein Konto an oder melden sich mit ihrem bestehenden an und sind drin. Die Tabelle zeigt alle Mitglieder. Du änderst dort ihre Rolle oder entfernst sie, auch mehrere auf einmal: einfach markieren und oben die Aktion wählen. Der Inhaber kann die Inhaberschaft an jemand anderen übertragen.
Wer mehreren Workspaces angehört, wechselt oben in der Seitenleiste.
Rollen
Eine Rolle ist eine Sammlung von Haken. Unter Einstellungen → Rollen & Rechte gibt es zum Start ein paar Vorlagen: Admin, Editor, Lager und Crew. Du kannst sie ändern, duplizieren oder ganz eigene Rollen anlegen, etwa „Disposition ohne Preise“ oder „Buchhaltung nur Belege“.
| Gruppe | Rechte |
|---|---|
| Projekte | Projekte ansehen, anlegen und bearbeiten, löschen. Packen & Scannen |
| Material | Material ansehen, Artikel anlegen und bearbeiten, löschen. Werkstatt, Wareneingang, Partner verbinden & freigeben |
| Personal & Transport | Personalplanung ansehen, Personal einplanen, Arbeitszeiten erfassen & freigeben, Eigene Einsätze & Stempeluhr, Fahrzeuge & Transporte |
| Kunden | Kontakte ansehen, Kontakte bearbeiten, E-Mails lesen & beantworten |
| Belege | Belege ansehen, erstellen und bearbeiten, Finalisieren & versenden, Zahlungen & Mahnungen |
| Zahlen | Verkaufspreise sehen, Kosten, Einkauf & Gagen sehen, Finanzen & Auswertungen |
| Verwaltung | Einstellungen verwalten, Mitglieder & Rollen verwalten, Import, Export & API |
Manche Rechte setzen andere voraus. Wer Projekte ansehen darf, muss auch Material sehen dürfen. Gearventory setzt die nötigen Haken mit.
Preise ausblenden: Fehlt Verkaufspreise sehen, verschwinden alle Verkaufspreise und Summen, in Listen, Belegen, Exporten und auch in der API. Genauso mit Kosten, Einkauf & Gagen sehen für Einkaufspreise, Gagen und Kosten.
Crew: Die Rolle für Freelancer. Sie hat nur Eigene Einsätze & Stempeluhr und landet nach dem Login direkt bei Meine Einsätze. Siehe Personalplanung.
Mehrere Firmen
Im Plan Pro kann ein Workspace mehrere Firmen haben. Lager, Disposition und Kontakte teilen sich alle, nur wer die Rechnung schreibt, ist getrennt. Das passt, wenn etwa eine GmbH vermietet und eine zweite Firma Personal stellt.
Unter Einstellungen → Unternehmen legst du weitere Firmen an, jede mit eigener Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Beleg-Vorlage, eigenen Nummernkreisen und eigener Lexware- oder DATEV-Anbindung. Am Projekt und am Beleg wählst du, welche Firma abrechnet. Über die Rollen lässt sich festlegen, wer die Belege welcher Firma sehen darf.
Eigentümer
Nicht alles im Lager gehört dir. Vielleicht steht da Material eines Partners oder ein Gerät, das privat einem Mitarbeiter gehört. Das hältst du über den Eigentümer fest: am einzelnen Gerät oder bei einer Bestandsbuchung. Neue Eigentümer legst du direkt im Feld an. Jede weitere Firma ist automatisch auch ein Eigentümer.
Der Eigentümer ändert nichts an der Verfügbarkeit. Du siehst ihn in der Artikelliste als Spalte und Filter und an den Positionen im Projekt.
Anmeldung und Sicherheit
Jeder regelt das unter Einstellungen → Konto für sich:
- Passkeys: Anmeldung mit Fingerabdruck, Gesicht oder Gerätecode. Ohne Passwort, sicherer und schneller.
- Passwort festlegen, ändern oder ganz entfernen, wenn Passkeys reichen.
- Zwei-Faktor mit einer Authenticator-App, für die Anmeldung mit Passwort.
- Anmeldelink per Mail, falls nichts davon zur Hand ist.
- Sitzungen: wo du gerade angemeldet bist, mit Gerät und Ort. Einzelne lassen sich abmelden.
- Verbundene Apps: welche Programme per MCP oder OAuth Zugriff haben. Entziehen mit einem Klick.
Für Firmen mit eigenem Identity Provider gibt es SSO, auf Wunsch auch als einzigen Weg.