Pläne & Abrechnung

Es gibt drei Pläne. Sie gelten je Workspace. Der Preis setzt sich aus dem Grundpreis des Plans und deinen Nutzern zusammen. Alle Preise sind netto, dazu kommt die Umsatzsteuer. Über den Schalter „inkl. USt.“ siehst du sie mit Steuer, etwa als Kleinunternehmer. Abgerechnet wird monatlich.

Plan	Grundpreis	Was dazukommt
Basis	35 €	Artikel, Projekte, Belege mit E-Rechnung, Kontakte, Packen, Labels, DGUV, Aufgaben. Dazu Fotos, Projektdateien, Kundencenter, Lexware und DATEV, MCP, Kalender-Abo, eigenes Postfach, Eigentümer, Rollen und Rechte
Team	59 €	Personalplanung, Werkstatt, Benning Cloud, Mietkatalog, REST-API, Fahrzeuge und Ladeplan, Zumieten und Partnernetzwerk, Lager-Display
Pro	99 €	Mehrere Firmen in einem Workspace, SSO

Nutzer

Im Grundpreis steckt ein Nutzer. Jeder weitere kostet in jedem Plan gleich:

Nutzer	Preis je Nutzer und Monat
2. bis 5.	15 €
6. bis 15.	12 €
ab dem 16.	9 €

Mehr als 300 € kosten die Nutzer zusammen nie. Ab 29 Nutzern ist jeder weitere also kostenlos.

Crew zählt nicht mit. Wer nur die Rolle Crew hat, also nur seine eigenen Einsätze sieht, ist kostenlos. Das gilt für beliebig viele Personen. Der Inhaber zählt immer.

Unter Abrechnung → Pläne stellst du die Zahl oben mit dem Regler ein, die Karten zeigen dann den Preis dafür. Weniger Nutzer, als schon im Workspace sind (offene Einladungen eingerechnet), gehen nicht. Sind alle Plätze belegt und du lädst jemanden ein, fragt Gearventory, ob du einen Platz dazubuchen willst, und schickt die Einladung danach ab.

Was nicht in deinem Plan ist, taucht in der App gar nicht erst auf. Du siehst also keine ausgegrauten Knöpfe, sondern nur das, was du nutzen kannst.

Testphase

Jeder neue Workspace startet mit 30 Tagen Pro. Unten links zeigt eine Leiste, wie viele Tage noch übrig sind. Ab fünf Tagen wird sie gelb. Buchst du nichts, ist der Workspace danach nur noch lesbar. Daten gehen dabei nicht verloren: Sobald du einen Plan buchst, arbeitest du genau dort weiter.

Plan buchen

Das kann nur der Inhaber des Workspace.

1. Einstellungen → Abrechnung öffnen und den Plan wählen.
2. Rechnungsadresse prüfen. Sie steht später auf der Rechnung.
3. Zahlungsart hinterlegen: Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift.

Buchst du noch während der Testphase, wird erst zum Ende der Testphase abgebucht. Die Resttage verfallen nicht.

Gutschein einlösen

Hast du einen Gutscheincode, klick unter Abrechnung → Pläne oben rechts auf Gutschein und gib ihn ein. Die Preise auf den Karten sind dann durchgestrichen und darunter steht, was du mit dem Gutschein zahlst und wie lange. Ein grüner Hinweis sagt dir, ab welchem Tag wieder der normale Preis gilt. Das steht auch im Reiter Abo und auf jeder Rechnung.

Löse den Gutschein am besten vor dem Buchen ein. Hast du schon ein Abo, gilt er ab der nächsten Abbuchung. Solange noch nichts damit abgerechnet wurde, kannst du ihn wieder entfernen. Es läuft immer nur ein Gutschein gleichzeitig.

Wechseln und kündigen

Unter Abrechnung gibt es oben drei Reiter: Abo mit Zahlungsart, Rechnungsadresse und Kündigen, Pläne zum Wechseln und Rechnungen. Ohne gebuchten Plan fehlt der Reiter Abo.

• Größerer Plan oder mehr Nutzer: gilt sofort. Abgebucht wird nur die anteilige Differenz für den laufenden Zeitraum.
• Kleinerer Plan, weniger Nutzer oder anderes Intervall: gilt ab der nächsten Abbuchung. Bis dahin steht der Wechsel als vorgemerkt im Abo und über den Plänen. Mit Zurücknehmen (oder Plan behalten am aktuellen Plan) bleibt alles, wie es ist.
• Kündigen: Bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bleibt alles, wie es ist, danach ist der Workspace nur noch lesbar. Bis dahin kannst du die Kündigung auch wieder zurücknehmen.

Rechnungen und Zahlung

Gearventory gibt es nur für Unternehmen. Die Umsatzsteuer richtet sich nach dem Land der Rechnungsadresse: In Deutschland kommen 19 % dazu. In einem anderen EU-Land brauchen wir deine USt-IdNr., dann gilt Reverse Charge ohne deutsche Steuer. Außerhalb der EU wird keine deutsche Umsatzsteuer berechnet. Land und USt-IdNr. sind aus deinen Unternehmensdaten vorausgefüllt.

Nach jeder Abbuchung kommt die Rechnung als PDF per Mail. Alle Rechnungen findest du auch unter Abrechnung im Reiter Rechnungen. Dort änderst du auch die Rechnungsadresse und die Zahlungsart. Eine neue Adresse gilt ab der nächsten Rechnung.

Wer seine Buchhaltung in Lexware Office macht, kann sich diese Rechnungen automatisch als Ausgabe dorthin legen lassen. Siehe Lexware Office.

Klappt eine Abbuchung nicht, versucht Gearventory es nach 1, 3, 5 und 7 Tagen erneut. Du bekommst beim ersten Fehlschlag eine Mail und noch einmal, bevor der Plan endet. Will die Bank eine Bestätigung, hast du dafür drei Tage Zeit.